Objetivo
Definir los lineamientos normativos para las autorizaciones, comprobaciones y reembolsos originados por los colaboradores que laboran en Grupo Pueblo Bonito, por los conceptos de gastos de representación con clientes externos, agentes y promotores, obsequios, sesiones de trabajo, reuniones, eventos internos, gastos menores de oficina, gastos de viaje y viáticos.

Alcance
La siguiente política es de observación general para todos los colaboradores en todos los niveles de Grupo Pueblo Bonito.

Definiciones
Para facilitar la lectura y comprensión de la presente Política de gastos, se consideran las siguientes definiciones:

Agencia de Viajes
Prestador de servicios autorizado que utiliza Grupo Pueblo Bonito para la compra de boletos de avión y hospedaje.

Comensales
Participantes en reuniones de representación, sesiones de trabajo o eventos internos.

Colaborador
Personal colaborador de Grupo Pueblo Bonito quien se sujetará a la presente Política.

Gastos de Representación
Gastos erogados por la atención a Clientes, Socios de Negocio, Agentes/Promotores, personal de empresas que representen alianzas comerciales, Consultores externos, Sindicatos y Gobierno.

Gastos de Viaje
Los gastos de transportación aérea y/o terrestre, así como el hospedaje en destinos donde Grupo Pueblo Bonito no cuente con infraestructura propia para ofrecer alojamiento a los colaboradores que viajan por motivos de trabajo.

Personal externo
Personal no contratado a través de la nómina interna y que requiere autorización para pago de gastos de viaje por algún motivo específico requerido para la consecución de los objetivos de Grupo Pueblo Bonito.

Reembolso
Devolución monetaria al colaborador por concepto de gastos de viajes de trabajo que este haya tenido necesidad de erogar a nombre de Grupo Pueblo Bonito.

Reuniones, Eventos Internos
Reuniones de trabajo con un mínimo de 10 de colaboradores. Estas reuniones o eventos pueden ser dentro o fuera de las oficinas y en ocasiones fuera de su horario habitual.

Sesiones de Trabajo
Gastos erogados por concepto de sesiones de trabajo con colaboradores (máximo 10 colaboradores) dentro de las oficinas y en ocasiones fuera de su horario habitual.

Viáticos
Los gastos derivados por un viaje de trabajo en Alimentos, Transportación local (Taxi o servicio de transportación privada por aplicación móvil como UBER, Cabify, Beat entre otros), Peaje, Kilometraje, Estacionamientos y otros propios del hospedaje como Lavandería, Teléfono e Internet.

GASTOS DE REPRESENTACIÓN, SESIONES DE TRABAJO, REUNIONES Y EVENTOS INTERNOS

Lineamientos Generales
1. Es responsabilidad del colaborador, antes de incurrir en alguno de los gastos mencionados en la presente política, validar que:

• Exista presupuesto para los gastos en los que se prevé incurrir en un período de tiempo determinado.
• Vigilar que no exista desviación en los lineamientos y en centros de costos operacionales de la estructura organizacional.
• Comprobar los gastos con facturas que reúnan los requisitos fiscales y comprobantes correspondientes en formato único de comprobación de contraloría de Consultores Pueblo Bonito.
• Comprobar y registrar los gastos de esta política en moneda nacional al tipo de cambio vigente al momento de la comprobación.
• Cuidar la frugalidad en el uso de los recursos incluyendo los posibles ahorros que se puedan generar bajo criterios de austeridad evitando en lo posible gastos innecesarios y ostentosos.

2. Para Gastos de Representación, Sesiones de Trabajo, Reuniones y Eventos Internos no se otorgarán anticipos, el procedimiento será mediante pago a proveedor o reembolso a colaboradores de acuerdo con la Política de Anticipos.

3. Cualquier gasto no relacionado con una cita de negocio o representación, sesión de trabajo, reuniones y /o eventos internos, así como todo gasto que no cuente con la correspondiente aprobación de la dirección responsable y el visto bueno de la Dirección de Finanzas, no será reembolsado.

4. Reembolso a Personal Externo sólo aplicará cuando exista un contrato en donde se estipule los conceptos que se podrán reembolsar y será obligatorio presentar CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)

1. Los gastos de representación únicamente podrán ser erogados en casos que se deriven de una relación comercial, atención a socios de negocio que se estimen como muy necesarios para fomentar la relación y deberán contar con la autorización de la Dirección correspondiente, contraloría y Dirección de Finanzas en función al importe de la erogación de acuerdo con la estrategia de liberación de SAP para el CeCo correspondiente.

2. La inclusión de bebidas alcohólicas en ningún caso será autorizado.

Gastos por Obsequios – Atención a Clientes

1. Los funcionarios que pretendan otorgar un presente deberán considerar hasta un máximo de $2,000 por evento (incluye gastos de envío y envoltura) y deberá existir presupuesto en su centro de costos para tal motivo.

2. Los obsequios que representarían la imagen que queremos mostrar como empresa son: Libros, arreglos florales, plumas, llaveros o esquelas y en general todo aquello que nos muestre como una empresa que cuida sus recursos. Ver lineamientos sobre Recepción de Regalos en la política anticorrupción y Manual de Compliance de Grupo Pueblo Bonito.

1. La organización de una reunión, que incluya un programa de trabajo informativo y/o de integración, y en la cual participen colaboradores en grupos de mínimo 10 colaboradores serán reembolsables a través del rubro “Reuniones, Eventos Internos”.

2. Estos eventos deberán solicitarse a la Dirección de Operaciones y/o Contraloría de las propiedades de Grupo Pueblo Bonito o por medio de la contraloría correspondiente en los casos en los que estos eventos se desarrollen en sitios ajenos a la infraestructura del grupo, siguiendo los procedimientos establecidos para contratación de proveedores, proporcionados mediante las cotizaciones solicitadas a la Dirección mencionada previos al evento y derivados de los presupuestos asignados para el área que organiza.

3. La autorización por concepto de Reuniones, Eventos Internos será de acuerdo con el Plan de autorizaciones Definido.

4. No está permitido el consumo de bebidas alcohólicas en los recintos de la empresa ni en eventos de trabajo e integración, por lo que no se autoriza el reembolso de bebidas alcohólicas. Solamente se autorizará este consumo en eventos de celebración como inauguraciones, fiestas de fin de año y celebraciones que cuenten con la aprobación previa de Dirección General Adjunta, siempre cuidando la buena administración y el buen comportamiento de nuestros representantes.

1. Los Gastos de Viaje son los que corresponden a transportación aérea o terrestre y hospedaje.

2. La empresa no realizará reembolsos a los colaboradores en los siguientes casos:

• Cuando el empleado cuente con tarjeta corporativa individual American Express. Se podrá manejar una excepción si el establecimiento no cuenta con el sistema de AMEXCO y el colaborador haya usado otra tarjeta por cuestiones imputables al establecimiento y no al colaborador.
• Por la pérdida de artículos personales ocurrida durante el viaje de negocios
• Cuando no se cuente con las autorizaciones correspondientes
• Cuando no se cumpla con el procedimiento establecido para la comprobación del gasto
• Gastos por negligencia imputables al colaborador

3. Se podrá solicitar un anticipo para cubrir los gastos de viaje siempre y cuando el colaborador no cuente con la tarjeta corporativa individual de AMEXCO.


1. Reservar y/o comprar el avión y/u hotel por lo menos con 7 días de anticipación para viaje nacional, 60 días para viaje internacional y 90 días para viajes en verano y temporada navideña.

2. La compra de vuelos se realizará con base en la tarifa negociada por la agencia de viajes autorizada por Dirección General Adjunta y/o la instancia definida para estos efectos.

3. Los vuelos se autorizan en distancias mayores a 300 kilómetros y sólo se podría hacer una excepción, a solicitud del colaborador, cuando el tramo en carretera sea inseguro y con autorización de Dirección de Finanzas.

4. En viajes internacionales, que sean por el mismo motivo (asistencia a un curso o a una reunión), solo podrá viajar una persona de la misma área, salvo en los casos que por la naturaleza de la reunión y/o proyecto sea necesaria la asistencia de mas colaboradores y que cuenten con aprobación de la Dirección correspondiente.

5. Los vuelos en Business Class deberán ser mayores a 5 horas en un solo tramo, no se autoriza esta clase de tarifa si el viaje incluye varios tramos con pernocta en tierra, ni tampoco si el colaborador viaja para asistir a un curso de capacitación.

6. Cada Dirección y área que reporta directamente a Dirección General podrá decidir si su personal viajará en clase económica en vuelos internacionales, aun cuando aplique viajar en Business Class.

7. No se permite realizar ascenso de categoría abordo con cargo a la empresa.

8. No se reembolsará el costo por reprogramar un vuelo, ya sea por llegar tarde al aeropuerto o por cambiar fecha de salida a menos que haya sido una solicitud por parte de la empresa.

9. En caso de uso de automóvil particular, sólo serán reembolsados los gastos de los viaje realizados en una franja superior a 50 km, fuera del punto local (oficina donde esté asignado el colaborador) y firmando el contrato de comodato correspondiente por el uso de la unidad propiedad del colaborador. El reembolso es de $1.93 por kilómetro recorrido.

10. La transportación terrestre puede ser en Autobús y en Auto propio.

11. La renta de automóviles para uso laboral no está permitida dentro de esta política, salvo en casos excepcionales que cuenten con aprobación por escrito de la Dirección General.


1. Cada colaborador realizará la reservación de hotel considerando el destino, la estancia y la cercanía al lugar de trabajo. Se deberá hospedar preferentemente en hoteles con los que se tenga negociado algún convenio buscando la tarifa más económica disponible.

2. El usuario podrá consultar con Contraloría de Consultores Pueblo Bonito el listado vigente de Hoteles en convenio, tanto para estancias nacionales como internacionales.

3. El monto autorizado por noche lo determinará y actualizará periódicamente la gerencia de fiscal con el consentimiento de la Dirección de Contabilidad y fiscal.

4. Cuando se trate de estancias largas (más de 15 días naturales) u hospedajes para grupos, se sugiere contactar a Compras y/o la agencia de viajes autorizada, para realizar la cotización de la renta de un apartamento o aparta hotel que represente un mejor costo.

5. Podrá existir una excepción a lo establecido en esta política, solamente en las ciudades donde exista un alto índice de inseguridad y con previa autorización del jefe inmediato.

6. En casos en los que sean dos colaboradores del mismo sexo los que se encuentren programados para el mismo destino, se buscará que se alojen en la misma habitación. Solo en caso de que sean colaboradores de distinto sexo o rango jerárquico que justifique dos habitaciones, se manifestará por escrito la necesidad y deberá contar con aprobación de la Dirección de Finanzas.


1. Los montos autorizados para reembolsos de gastos por Alimentos en viajes de trabajo por día (incluye desayuno, comida y cena) serán determinados por la gerencia de fiscal con el consentimiento de la Dirección de Contabilidad y fiscal.

2. Se podrán aplicar criterios flexibles para las Direcciones Corporativas con el consentimiento de Dirección General siempre justificando y comprobando como se explica en esta política.

3. El uso de Taxi o servicio privado de transporte está permitido para los traslados en los viajes de trabajo siempre cuidando el conseguir los comprobantes necesarios para hacer las comprobaciones correspondientes. Los destinos autorizados son:

• Casa – Terminal / Terminal – Casa
• Hotel - Oficina / Oficina – Hotel
• Terminal – Oficina / Oficina – Terminal
• Terminal – Hotel / Hotel – Terminal

4. Se podrá reembolsar el costo de peajes y estacionamientos en caso de viajar en automóvil a distancias mayores a 50 km.

5. Se autoriza el pago de estacionamiento en aeropuertos cuando se compruebe que es más económico que pagar Taxis o servicio privado de transporte.

6. Lavandería: Sólo se autoriza este gasto cuando la duración del viaje sea superior a 5 días naturales y deberá presentarse el desglose de las prendas y factura por separado del hospedaje. En caso contrario, será a cargo del empleado. El reembolso de este concepto deberá ser autorizado por el jefe inmediato del usuario.

7. Internet: Deberá estar incluido en la tarifa convenio del hotel, por lo no será reembolsado este servicio. En caso de que no esté incluido deberá documentarse como excepción y solicitando al área de Compras que se incluya en convenio para futuras visitas

Documentación soporte
Política para manejo de tarjetas de crédito corporativas otorgadas a colaboradores (CON-PO-37)
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